エクセルで作成したひな形を社内、あるいは他社にて共有したとき、他人に文字(見出しなど)や計算式を消されて、困った事はありませんか? 問合せに対応する手間だけでなく、修正にかかる時間がもったいないですよね。

ただ、どんな書式であっても、書き込み禁止設定をしていなければ、以下のように簡単に消えてしまいます。セルの書き込み禁止をする前のイメージ

これでは、時間をかけて作成した表や見出しがなくなってしまいます。

実は、エクセルの、「シートの保護」と呼ばれる機能を使用すれば、他者にあなたがロック(鍵)をかけた箇所の修正・編集をできなくさせられます。

具体的には、入力してほしい箇所以外のセルに鍵をかけます。これにより、編集者に間違われることなく、重要な箇所だけに書き込んでもらえるということです。

シート保護を活用すれば、あなたが作成したひな形を他社に編集、削除されるリスクがなくなります。

お問合わせの対応の手間や修正にかかる余分な時間をゼロにできるため、ぜひお役立てください。

1.書き込み可能なセルを指定する

エクセルの標準設定では、「シートの保護」という機能をオンにすると、全てのセルが書き込みできなくなります。

もし、セルの一部に、文字や数字を入力させたいときは、これから説明する以下の方法で、セルのロックを解除してください。

まず、入力可能にしたいセルを選択します。
セルを選択するイメージ

次に、右クリックをして、現れたメニューの中から「セルの書式設定を選択します。
セルの書式設定をクリックするイメージ

すると、「セルの書式設定」のウィンドウが開きます。その中の上部にあるメニューから「保護」のタブをクリックしたあと、ロックのチェックを外します。
セルのロックを外すイメージ

たったこれだけで、今選択したセルは、シート保護設定しても書き込みできるようになりました。

なお、このときに他者が入力できる箇所のセルの色を変えておいてあげると親切です。編集できる箇所が明確になり、記入漏れがなくなるのでオススメです。

2.シートの保護設定をする

書込み可能なセルの設定が終わったところで、次はシートの保護設定を行います。

まず、画面上部の校閲タグから、「シートの保護」を選択してください。
シートの保護をクリックするイメージ

すると、以下の画面のように様々な選択項目が現れますが、いじらずにそのまま「OK」をクリックします。
OKをクリックするイメージ

このときにもし、シートの保護機能を強化したければ、ここで「シートの保護を解除するためのパスワード」欄に、任意のパスワード入力をおすすめします。

パスワードは、「シートの保護を解除するためのパスワード」と書かれた箇所に入力するだけです。
パスワードを追加するイメージ

これで、シートの保護ができました。

シートの保護をしている状態で他者が編集しようとした場合、以下のようにロックした場所を修正できなくなります。
シートの保護後のイメージ

もちろん、シートの保護をしていても、前項、「1.書込み可能なセルを指定する」でロックを外したセルは、以下のように入力できます。
ロックを外したセルが書き込みできるイメージ

まとめ

このページで説明したように、シートの保護は作成したひな形の文字や数式を守るために使えます。

重要な書類や計算表などを作成して、他者に編集してもらう際はここで紹介した方法をお勧めいたします。

入力漏れや修正の手間がなくなるため、作業効率は飛躍することでしょう。

是非、活用してください。

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