エクセルのデータから指定の値を探すとき、件数が多いと数字を見逃してしまうことがありますよね。

例えば以下のような、1画面で収まりきらないほどのデータから、「5以下の数値」を求める場合です。データが多いイメージ

「膨大なデータの中から、条件にあった値を探す」のは大変です。1つ1つ目で確認し、苦労された経験を持つ方は多いのではないでしょうか。

実は、「条件付き書式」を使うと、指定した情報を簡単に見つけることができるのです。

具体的には、データ範囲を指定して、条件(25以上、10から20までの範囲など)を決め、強調したい色を選びます。

条件付き書式を使うと、1件ずつ、目で確認する手間をなくすだけでなく、読み間違いも防止できるのです

このページでは、条件付き書式にて、セルの色を変える3つの方法をご紹介します。

相手に伝えたい情報を正確に示す手段としても使えますので、ぜひお役立てください。

1.「条件付き書式」を追加する

今から、条件付き書式でよく使う、3つの方法を説明します。

1つ目は、値を指定する方法です。例えば、「0(ゼロ)値を見つける」、「『フレーム』という文字を探す」ときに使います。

2つ目は、基準値より大きいか小さいかを設定する方法になります。例えば、「25以上のデータ」を見つけるときです。

3つ目は、範囲指定する方法です。例えば「10から20までの間」といった指定をします。

  • 値を指定する方法
  • 基準値より大きいか小さいかを設定する方法
  • 範囲指定する方法

この3つの方法を覚えると、大半の情報は一瞬で探し出させますので、是非活用ください。

1つ1つ、順を追って解説させていただきます。

1-1.値を指定する方法

条件付き書式で、値を指定する方法には、まず画面上部の「ホームタグ」から、「条件付き書式」を選択します。

次に、メニュー画面が表示された後、「セルの強調表示ルール」から、「指定の値に等しい」をクリックし、値を入力します。

たったこれだけの作業で、「0(ゼロ)」という数字を目で探す作業から開放されるのです。

より理解を深めるために、例えば以下の表より、「0(ゼロ)値を見つける」場合について説明します。
0(ゼロ)を見つけるデータサンプルイメージ

まず、マウスカーソルで、データの範囲を選択します。
データ範囲を選択するイメージ
次に、画面上部のホームタグをクリックするのです。
ホームタグをクリックするイメージ

そして、条件付き書式をクリックします。
条件付き書式をクリックするイメージ

条件付き書式をクリックして現れたメニューから、「セルの強調表示ルール」を選択し、「指定の値に等しい」をクリックします。
指定の値をクリックするイメージ

指定の値に等しいをクリックして表示されたダイアログボックス(パソコンの画面上で、動作の要求をやエラーメッセージを表示する枠のこと)に、0(ゼロ)を入力し、OKをクリックします。
ゼロを入力するイメージ

これだけの操作で、0(ゼロ)の値が赤色で表示され、以下のように一目でわかるようになりました。
ゼロを条件付き書式した後のイメージ

更に、値を指定する方法は数字だけでなく、文字にも使えるのです。

例えば、以下の文字一覧より「フレーム」という文字を知りたいときにも使えます。
文字一覧のイメージ

画面上部の「ホームタグ」から「条件付き書式」を選択します。

メニュー画面が表示された後、「セルの強調表示ルール」から「指定の値に等しい」をクリックするまでは、数値の指定と同じやり方です。

「次の値に等しい」で表示されたダイアログボックスに、「フレーム」という文字を入力します。
文字を指定するイメージ

数値の入力を文字に変えるだけで、文字も指定できます。

これで「フレーム」という文字も赤色で表示され、簡単に見つけられるようになりました。
文字の書式設定をした後のイメージ

1-2.基準値より大きいか小さいかを設定する方法

前項では値を指定しましたが、ここでは基準値より大きいか小さいかを設定する方法を説明します。

「25以上」、「5以下」の数字を知りたいとき、この方法が便利です。

操作手順は、まず画面上部の「ホームタグ」から、「条件付き書式」を選択します。メニュー画面が表示された後、「セルの強調表示ルール」をするところまでは前項と同じです。

この先からやり方が変わります。

基準値より大きいデータ(例えば25以上)が知りたいときは「指定の値より大きい」を選択します。

小さいときは「指定の値より小さい」(例えば5以下)を選択し、値を入力してください。

より詳しく知るため、まず、基準値より大きい情報の見つけ方を、「下記データより『25以上』の値を見つける」という例を使って、解説します。
データサンプルのイメージ

まず、マウスカーソルで、データ範囲を指定します。
データ範囲を選択するイメージ

次に、ホームタグをクリックするのです。
ホームタグをクリックするイメージ

そして、「条件付き書式」を選択してください。

メニューが開いたら「セルの強調表示ルール」から、「指定の値より大きい」をクリックします。
指定の値より大きいをクリックするイメージ

「指定の値より大きい」をクリックして表示されたダイアログボックス(パソコンの画面上で、動作の要求をやエラーメッセージを表示する枠のこと)に、「25」と入力し、OKを選択するのです。
25と入力するイメージ

すると以下のように、25以上の数字が赤色で示され、簡単にわかるようになりました。
指定の値より大きいを設定したあとのイメージ

続いて、基準値より小さいデータを、下記資料から「5以下」の情報を探すという例を使って説明します。

データ範囲を指定し、画面上部の「ホームタグ」から「条件付き書式」を選択するところまでは、前回の解説と同じです。

条件付き書式をクリックしメニュー画面が表示された後、「セルの強調表示ルール」から、「指定の値より小さい」を選択します。
指定の値より小さいをクリックするイメージ

指定より小さいをクリックして表示されたダイアログボックスに、「5」と入力し、OKを選択するのです。
5を入力するイメージ

たったこれだけで、5以下の数字が赤色で表示され、わかりやすくなりました。
指定より小さいを設定後のイメージ

1-3.範囲指定する方法

今から、範囲指定する方法について説明いたします。例えば「10以上20以下の数字」を知りたいとき、便利です。

データ範囲を指定し、画面上部の「ホームタグ」から「条件付き書式」を選択するところは、前項と同じです。

この先から、手順が変わります。

条件付き書式をクリックして表示されたメニューから、「セルの強調表示ルール」、「指定の範囲内」を選択するのです。

そして、知りたい情報の範囲(例えば10以上20以下)を入力すれば、簡単にわかります。

よりわかりやすく解説するため、以下のデータから「10以上20以下の数字を示す」という例を使います。
データサンプルのイメージ

まず、マウスカーソルで、データ範囲を指定します。
データ範囲を選択するイメージ

次に、ホームタグをクリックするのです。
ホームタグをクリックするイメージ

そして、「条件付き書式」を選択し、メニューが開いたら、「セルの強調表示ルール」から、「指定の範囲内」を選択します。
指定の範囲内をクリックするイメージ

指定の範囲内をクリックして表示されたダイアログボックスに、「10」と「20」を入力し、OKを選択するのです。10と20を入力するイメージ

「10以上、20以下」の数字が、こんなにわかりやすく表示されました。
指定の範囲内設定後のイメージ

まとめ

このページで述べたように、膨大なデータの中から条件にあった値を探すのは、「条件付き書式」を使うと便利です。

1件1件確認したり、値を見逃して見直したりする手間がなくなり、作業効率が飛躍的に向上します。

ぜひお役立てください。

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